管理部門の業務ソリューション S-PAYCIAL エスペイシャル

お客様会社概要

愛知県名古屋市中区に本社を置くスポーツ用品店業界の売上高・シェアNo.1の株式会社アルペンが、統合HCMパッケージ「POSITIVE」を導入、2022年3月に稼働を開始しました。

採用サービス

POSITIVE （ 人事・給与・就業・タレントマネジメント） S-PAYCIAL with 電子給与明細 S-PAYCIAL with 電子年調申告

POSITIVEの導入から半年間が経過し、ひと段落したとのことで、株式会社アルペン 人事･総務部 労務管理Gマネジャー 治部洋一様にお話を伺いました。

人事給与勤怠システムのリプレースを検討した背景

POSITIVE導入前は、大きく分けて４種類の人事関連システムを使い分けていました。勤怠管理システムは、店舗向けにフルスクラッチで開発したシステム、本社向けに標準機能をカスタマイズしたシステムの2種類を、さらに給与計算を行う人事給与システム、人材情報を管理するタレントマネジメントシステムの計４種類のシステムをそれぞれ利用しておりました。

勤怠管理システムと人事給与システムはデータ連携ができておらず、情報連携するためには手作業をしなければなりませんでした。例えば、毎月の給与計算時には、勤怠管理システムから店舗や本社、事業所ごとに手作業で勤怠データを抽出し人事給与システムに情報連携したり、人事情報を追加･変更した際にはタレントマネジメントシステムで類似の設定やメンテナンスの作業が必要となるなど、システムを跨ぐ作業をする際は非常に手間と工数がかかっていました。当然、システムごとにデータが分散し一元管理できておらず、人に紐ついた情報を確認する際に手間がかかり、タレントマネジメントの面で有効活用できていませんでした。

システム自体は高性能なもので、さまざまな機能が搭載されていたものの、取り扱いが難しく要件定義や設定も全て自社で行う必要があったため、仕組みを理解して設定することができる限られた数名の社員が時間をかけて設定して初めて使うことができるといった属人化した業務になることがありました。実際、システムの60%ほどしか活用できていなかったと思います。店舗で勤怠管理システムを使ってシフト作成できる機能もありましたが、実運用できるレベルになく、実際は手作業で作成したシフト表をシステム登録するだけであり、不慣れな店長がシステムを使うことで逆に手間と時間がかかっていました。

それらの課題があり、システムを統合することによって、業務の効率化や情報の一元管理、さらには店舗でのシフト作成の効率化を目指し、システムのリプレースを検討することとなりました。

POSITIVE選定のポイント

事前調査も含め、製品選定には約半年の時間をかけました。
4つの選定ポイントを定め、3社から提案を受け、比較検討を行った結果、鈴与シンワートが提案したPOSITIVEを採用しました。

＜選定ポイント＞

・給与計算を効率化し、工数・コストがどのくらい削減できるか
・店舗のシフト管理と雇用管理を実現できるか
・13,000人在籍する従業員の人事情報と人材情報を一元管理できるか
・導入時・運用開始後もしっかりサポートをしてくれるか

POSITIVEの採用理由

これまで非常に工数がかかっていた勤怠管理業務や給与計算業務のシステムを統合することで、データ連携の手間を削減することができ効率化につながるだけでなく、人事情報、人材情報などの人に紐ついた情報を一元管理でき、タレントマネジメントシステムが無くても、人事･人材情報について必要な情報をいつでも効果的に取り出せる環境を構築できると考えました。また、構造がシンプルなので、誰にでも扱いやすく、他の仕組みとの親和性も高いため、今後の発展性を感じました。実際、シフト作成ツールは他社製品を選定しましたが、他社製品とのデータ連携も自動でスムーズに行えています。
さらには、他社のシフト作成ツールを含めてもトータルコストの削減が可能であると試算しました。5年、10年スパンで考えると億単位でのコスト削減が見込めます。それらの理由からPOSITIVEを採用することに決めました。

鈴与シンワートからの提案

弊社は取り扱う業態が多く業務内容も多岐に渡る上に、給与体系も多様で、さらにアルバイトの採用条件が店舗によって違うなど、要件定義が難しい点が非常に多かったと思いますが、それを理解し弊社の課題にあったPOSITIVEの活用方法を提案いただけました。弊社がさまざまな要望を伝えると、それをしっかりと受け止め、柔軟に対応してくださいましたので、安心してコミュニケーションを取ることができ、信頼関係を築きながら開発･導入プロセスを経て、無事に本稼働を迎えることができました。

POSITIVEを採用する際の効果予測

導入から半年が経ち、新システムにも慣れ業務も落ち着いてきたので、これから効果測定をしますが、年間で労務管理業務を100 時間くらい削減できたのではないかと考えています。
中でも大きな効果を感じているのは給与計算業務です。
もともとは複数のシステムを使用していたことによるデータ連携の手間もあり、社員とアルバイトの給与支払業務を一度に処理することができませんでした。そのため、給与支払日を分け関係会社分も含めて月に3回給与計算業務を行っていました。1回あたり３～４日はかかっていましたので、月の半分は誰かがどこかで給与計算業務を行っているという状態でした。
今回POSITIVEを導入することで、データ連携などの作業工数の削減ができたため、すべての給与支払日を統一することが可能になりました。つまり、これまで３回に分割していた13,000人分の給与計算業務を一度で処理できるようになり、給与計算自体は２～３日で完了するようになりました。

一方で、以前使用していた店舗向けの勤怠管理システムは、弊社に合わせてフルスクラッチされたものだったということもあり、POSITIVEに切り替えたことで、一部店舗の勤怠確定と確認で時間がかかるようになった部分もあります。その点は、鈴与シンワートの保守対応時間をフル活用して、エンジニアにサポートをしていただくことで、標準機能では不足している部分を埋めることもでき、今では２営業日で全社の勤怠を締められるようになりました。

結果として、勤怠管理業務及び給与計算業務を含めても５営業日で確定していますので、従来半月かけていたことから考えると、トータルでも大幅に工数削減ができていると感じています。
削減効果としては100時間程度かもしれないですが、月の1/3は勤怠･給与業務に集中し、2/3はコア業務に集中できるなど、メリハリのある業務計画を立てられるようになり、人事･総務部の生産性も高まっています。

鈴与シンワートのプロジェクトチームへの評価

コロナ禍のプロジェクトだったので、対面ではなくリモートで打ち合わせを行う必要があり、プロジェクト開始前は不安な部分もありましたが、WEB会議やBacklogなどのプロジェクト管理ツールなどを組み合わせることで、スムーズに進めることができました。システムリプレースを行うにあたって規定や業務プロセスを統一する際にも、事業所・業務内容によって根本的な違いがあることなどを汲み取り、親身になって対応していただけましたので心強く感じていました。導入後も、エンジニアにマンツーマンのリモート対応で設定の仕方などを教えていただいています。複雑な制度・雇用形態をうまく伝えきれないこともあったかと思いますが、しっかり受け止めて対応いただくことができました。
反省点としては、今回、雇用契約のためのアドオンを作りましたが、移行したデータが不足していたため、リリースした後に修正を行うことに苦労した点です。事前に具体的に必要な移行データのやり取りやテストは行ってはいましたが、結果的に一部移行データが不足していたこと、弊社側でも詳細な仕様まで正しく理解できていなかったこともあり、この点については事前テストの段階で双方に工夫できた点があったのではないかと考えています。

S-PAYCIAL with 電子給与明細・S-PAYCIAL with 年末調整申告について

POSITIVEだけでなく、鈴与シンワートのS-PAYCIAL with 電子給与明細とS-PAYCIAL with 年末調整も採用しました。POSITIVEのベンダーである鈴与シンワートの製品であり、システムの親和性やサポートを期待し、さらに従来のものよりコスト削減につながる点が決め手でした。
現在はS-PAYCIAL with 電子給与明細の導入が完了していますが、以前使用していた製品もWEBで給与明細を確認することができましたので、従業員もストレスなく切り替えを受け入れているようです。
今後は、各事業所担当者や店舗の店長など、役職や階層別にもシステム上で権限が付与できるような柔軟性があるとさらに便利になると思います。また、POSITIVEユーザーにとっては、API連携などが可能になるとより便利になりますね。

鈴与シンワートに対しての期待・今後について

POSITIVEは、標準機能で使えるところはしっかり使いながら、それ以外の部分はRPAなど親和性が高いシステムを組み合わせ、さらに全体の業務効率を上げていきたいと考えていますので、他社事例の提供や効果の見込める業務の選定などについてアドバイスをいただいたり、S-PAYCIAL with 電子給与明細の今後の活用や、電子年調申告の導入に向けても、鈴与シンワートの高いサポート力に期待しています。
その他、現状まだ一部紙ベースで行っている業務をデジタル化していきたいと考えておりますので、多様なWEB系サービスや機能を低価格で、かつ標準機能として追加をしていただけるとうれしいですね。
鈴与シンワートはPOSITIVE導入にあたり、弊社の社内事情などを知っていただいていると思いますので、今後人事領域以外でも、弊社に寄り添った提案をしていただけることを期待しております。

　株式会社アルペン 人事･総務部 労務管理Gマネジャー　　治部洋一様

本事例の採用サービス統合HCMソリューション「POSITIVE」はこちらからご覧ください。

※POSITIVEは株式会社電通国際情報サービスの製品です。