管理部門の業務ソリューション S-PAYCIAL エスペイシャル

皆様の会社では、給与明細はどのように手元に届きますか？給料日付近に、会社から給与明細の入った封筒が送られてくる方や、会社で手渡しされる方もいらっしゃるかと思います。
ここでは給与明細の配布を一歩進めた、給与明細電子化について考えてみましょう。

給与明細の電子化ってどういうことなの？

給与明細の電子化とは、給与明細のデータを電子ファイル化して配布することを指します。毎月必ず発生する給与明細の発行業務は、これまで明細データを書類として出力し、紙で配布するのが一般的でした。しかしペーパーレス化が進む現在では、あまりおすすめできません。これを見直したのが給与明細の電子化です。

そもそもリモートワークなど、さまざまな働き方が定着しつつある現在では、給与明細書の手渡しは困難になってきました。また紙の印刷代や郵送代などのコスト、切手貼りや封入作業といった人件費などのコストも掛かります。このようにコストを削減できるのが給与明細の電子化です。

システム導入時にコストが発生すること、従業員の同意が必要になること、セキュリティ対策をより意識する必要があることなどの注意点はありますが、効率よく運用できればこれらを十分にカバーできるメリットがあります。

給与明細を電子化すると明細発行の作業時間を大幅に削減できる理由とは？

急激なスマートフォンの普及により、さまざまな物が電子化されています。企業の給与明細もその1つです。

今まで紙で配布していた給与明細を、専用のシステムを使いデータ化することによって、給与計算から従業員への給与明細配布までを短時間で行うことができます。

紙で給与明細を配布するために必要だった印刷、仕分け、封入、配送作業が不要になり、担当者の作業時間も大きく削減できます。システムの連携により、給与計算と勤怠状況のデータを紐づけられるのもメリットの1つです。

電子データ化された給与明細なら、従業員ひとりひとりが、それぞれのタイミングで自身の給与明細をいつでもどこでも確認することができます。

給与明細を電子化すると人為的ミスを減らすことができる理由とは？

給与明細を電子化することによって、人為的ミスが減らせる理由はいくつかあります。

1つ目は、データを多くの人と共有しやすい環境にあるため、複数人の目が行き届きやすくなります。多くの人がデータを見ることによって、人為的ミスが発見しやすくなります。

2つ目は、給与明細の送付に際して、給与明細と宛先などが合致しているかという確認作業がなくたるため、人為的ミスがなくなり、作業時間の削減にもなります。

また、Webで給与を計算する際に、システムで自動的に計算するためミスが減ります。システムの導入によって、給与明細の作成も効率よく行えるようになります。

給与明細を電子化するとコスト削減になる理由とは？

給与明細を電子化することによって、従業員ひとりひとりの給与明細を作成して、内容をチェックして送付するという作業がなくなるため、コスト削減につながります。

給与計算や発送作業にかかる時間やコストが削減できるだけではなく、印刷ミスなどで再発行をするようなコストもかからなくなります。用紙・封筒・切手などの費だけではなく、管理する人件費についても削減できるので、これまで必要だった固定費が削減できます。

また、従業員側にとっても、Webでいつでも給与明細が見られるようになるので情報管理がとても楽になります。削減できたコスト分は給料に反映される可能性もあります。企業側にとっても従業員側にとっても、コスト削減することで大きなメリットを享受できるということです。

テレワークを推進している企業ほど給与明細を電子化した方がよい理由とは？

感染症拡大により、人との接触を減らす目的でテレワークを導入する企業が急激に増えました。ただ、せっかくフルリモートで業務しているのに、給与明細の受け渡しのためだけに出社しなければならないという事態も起こっています。

しかし、給与明細を電子化することによって、インターネット環境さえ整っていればデータで給与明細の配布・受け取りができるので出社の必要がなくなります。

また、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末にも対応しているシステムを利用すれば、PCが手元にない外出先や、移動中にでも給与明細の確認が可能になります。

給与明細を電子化なら「S-PAYCIAL with 電子給与明細」がおすすめ

給与明細の電子化には鈴与シンワートが提供する「S-PAYCIAL with 電子給与明細」がおすすめです。紙で給与明細を配布するのに必要だった印刷、仕分け、封入、配送等の作業が不要になり、担当者の作業時間も大幅に削減できます。これまで必要だった封入での人為的ミスや計算ミスを減らすことができ、管理する人件費などの固定費についても削減できます。

感染症の感染拡大以降、テレワークという働き方が注目され、多くの企業に導入されました。このような働き方であっても、「S-PAYCIAL with 電子給与明細」で給与明細を電子データ化することにより、インターネットに接続できれば、給与明細・賞与明細・源泉徴収票を、パソコン・スマートフォン・タブレットなど様々なデバイスからいつでもどこでも確認することが可能です。どのような環境にも対応できる、給与明細の電子化を考えてみましょう。