管理部門の業務ソリューション S-PAYCIAL エスペイシャル

皆さんの会社では残業削減のために何らかの取り組みをしていますか？昔と違い、残業が多いということは決してよい傾向とは言えません。残業削減の取り組みとして、有効なものは何かあるのでしょうか？多くの企業がやっている取り組みを見ていきましょう。

残業削減のためにノー残業デーを作るのが有効な理由とは？

ノー残業デーを作ると、従業員が定時に帰宅することにより、オフィス内の光熱費が削減できます。その分が従業員の待遇改善に回され、残業による給与増加を考える必要がなくなります。

ノー残業デーという制度を作ると、残業をしないよう努力しなければなりません。業務体制を見直すことで、業務の効率化を考えるきっかけになります。このことから、残業を減らすことにつながります。

さらに、終業後、自宅で過ごす時間が増えることにより、スキルアップに費やす時間を取りやすくなります。資格取得などに取り組むことで、人材育成につながります。また、企業がノー残業デーをアピールすることで、よい人材が集まりやすくなるというメリットがあります。このような人材の成長・優秀な人材の確保により残業削減につながります。

また、ノー残業デーを作ることで時間と心にゆとりができ、従業員が心身ともにバランスを保つことができ、モチベーションをあげて残業を減らすことができます。

このように、コスト削減・業務の効率化・従業員のモチベーションアップなどのさまざまなメリットがあるため、ノー残業デーの取り組みは、結果的に残業を減らすということにつながります。

残業削減のために勤怠管理システムを導入するのが有効な理由とは？

勤怠管理システムの導入で残業削減に結びつく理由は、勤怠管理システムが労働基準法に則ったものになっているからです。これにより、超過労働などを未然に防ぐよう残業が多い従業員にアラートを出すことで残業に対する意識改革を促すこともできます。

実際に勤怠管理システムを導入した企業からは、次のような効果があったとの声が上がっています。
「勤怠管理の工数が20%削減した」、「有休未消化の従業員が減った」、「生産性を意識するようになった」、「無駄な残業が減った」など。このように、勤怠管理システムを導入することで、残業が削減されることにつながるのです。

勤怠管理システムを導入すると、他にも従業員の勤務時間を正確に把握することができる、労働時間の集計の手間を省ける、給与システムとの連携により人事労務作業が減る、といったメリットもあります。

残業削減のためにタイムマネジメントをするのが有効な理由とは？

タイムマネジメントが残業時間を削減するために有効な理由として、いくつかの点があります。

一つ目は、どのような仕事にも柔軟に対応できるという点です。通常通りの仕事の予定では、急に入った仕事の対応に時間を取られるようなことがありますが、タイムマネジメントをすることにより、柔軟性を上げてどのようなタスクを行うかを効率的に組むことができます。時間に柔軟性を持たせることによって、同時進行しているタスクをうまく進めることが可能となります。

二つ目は、チームで仕事を管理することがしやすくなるという点です。タイムマネジメントによって、現在の仕事の進め方を見える化することによって、途中の工程や次の工程をいつやる必要があるのかが見えてきます。チーム内でうまくサポートし合うことができるので、結果的に仕事をスムーズに進めることができるのです。

三つ目は、労働時間削減による業務効率化です。労働にかかる時間自体を削減するだけではなく、時間と心にゆとりができ、労働効率が上がりやすくなります。適度に休むということは、労働効率を上げることにつながります。

残業削減のためにグループウェアを導入するのが有効な理由とは？

グループウェアは組織内のコミュニケーションと情報共有を行うためのツールです。導入することによって残業を削減できる機能には、次のようなものがあります。

まず、カレンダー機能です。この機能によって従業員それぞれの予定が相互に閲覧できるので、会議などの調整が簡単にスムーズにできるようになります。外出や会議など統一された分類で各自が書き込むので、手軽で分かりやすいスケジュール管理ができます。

次に、プロジェクト管理機能です。プロジェクトの進捗状況を管理できるので、どの作業が遅れていてそれがプロジェクト全体に影響しているのかどうかが把握できます。プロジェクトを作業毎に細分化して行程を作成する時に、いかに管理しやすくて見やすいものにするのかがポイントとなってきます。

さらに、報告書作成機能があります。作業の記録を作成し業務報告書として取り出すことができるので、記録と報告書を一度に作成でき、統一したフォームなので見やすくなって効率化につながります。

残業を削減するために有効な取り組みについて②

ノー残業デーを作ると、コスト削減・業務の効率化・従業員のモチベーションアップなどにより残業削減ができます。勤怠管理システムは労働基準法に則ったものになっているため、導入すれば超過労働などを未然に防ぐようアラートを出すなど、残業に対する従業員の意識改革を促すこともできます。タイムマネジメントすることで仕事が円滑に進むとともに、業務の効率化も図ることができ、残業削減が可能となります。組織のコミュニケーションの円滑化や情報共有できるツールにグループウェアがあります。この中のプロジェクト管理機能を使えば、プロジェクトの進捗状況が把握でき、遅れ気味の業務のフォローが容易になります。その結果が全体的な効率アップとなり、残業削減につながります。ITツールを始め、残業削減のための取り組みはいくつもあります。まだ導入されていないシステムを導入し、引き続き残業削減に努めましょう。