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第11回 15年09月更新

年末調整におけるマイナンバー対応について

マイナンバーの準備は着々と進んでいますでしょうか?
企業におけるマイナンバーへの対応は、社会保険、税の分野で多くの影響があるのは、皆様ご存じの通りです。
今回はその中でも年末調整の業務について、どのような対応になるのか(どのような対応の選択肢があるのか)、整理してみようと思います。特に今年の年末調整をどのようにするかは、そろそろ決めておかなければならない時期でしょう。

まず、今年(平成27年)の年末調整における、扶養控除等申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等については、個人番号、法人番号の記載は不要です。平成28年分の申告書から新様式にて個人番号、法人番号の記載が必要となります。つまり、平成28年1月に提出してもらう扶養控除等申告書については、新様式にて番号の記載が必要になるということです。

ここでよく質問を受ける点があります。会社によっては、年調関連の申告書を提出してもらう際に、翌年分の扶養控除申告書を同時に出してもらっているというところもあります。この場合も個人番号の記載は必須となるのでしょうか?
これについては、年内に集めるのであれば記載してもらう必要はありません。平成28年分の扶養控除等申告書には個人番号は記載せず、その翌年分から記載をすれば問題ありません。
逆に記載を求めることも差し支えありません。つまり、年末調整の書類回収のタイミングで、従業員の個人番号を収集するということも可能なわけです。ただ、個人的には、年末調整の繁忙時期に個人番号の本人確認業務を合わせて対応するというのは、企業規模(従業員数等)によっては厳しいのではないかと思います・・。
なお、そもそも、年調申告書類は会社で保管することになるため、安全管理上のリスクを考慮しながら、わざわざ記入してもらう必要性はあるのか?という疑問もよく耳にします。しかし、ルールとしては毎回、個人番号の記載が必要なものとなります。

翌年以降の年末調整については、会社としては既に番号を把握している状況となります。身元確認については「雇用関係にあるなど人違いでないことが明らか」と認めることができるため省略が可能です。番号確認については、原則として会社側が把握している番号との照合を行う必要があります。WEB申告書などで電子データとして突合せ作業ができるのであれば、それほど大きな負荷にはなりませんが、本人が紙に記載したものとの照合となると、それ相応の作業負荷が必要となります。
年末調整申告書については、システムから出力する場合に、氏名、住所、扶養家族、団体扱保険等をプレプリントして配布しているパターンも多いでしょう。では、個人番号についてもプレプリントすれば、会社側で照合する必要はなくなると考えられます。実はこの個人番号のプレプリントについては、以前はダメだということになっていました(個人番号は本人が記載するものであるため)。しかし、最近の行政側の解釈は少し異なってきているようです。原則としては、個人番号は本人に記載してもらうのが正しい運用ではありますが、以前から氏名、住所等のプレプリントを行っており、従業員側がそれについて承諾している場合、個人番号をプレプリントすることも差し支えないという見解のようです。これは人事総務部門としては意外と大きなポイントではないかと思います。ただし、当然ながら扶養控除等申告書等に個人番号を印字して配ることになるため、番号が他者に見られないようになどの安全管理措置は前提となります。この点を踏まえて対応できるかどうかは、会社として検討が必要でしょう。
なお、プレプリントは紙への印字だけではなく、WEB申告における画面初期表示としても同様の考え方となります。

年末調整は毎年の作業になりますので、企業としては少しでも効率よく、そして安全に対応したいところです。システムを利用したWEB画面からの申告などは大変有効だと思います。また、外部委託も検討すべき方法の一つです。年末調整の申告書チェック、及びデータ化の作業と合わせて、マイナンバーの本人確認業務を安全に委託できるということであれば、非常にメリットがある方法だと思います。

※個人番号のプレプリントに関しては、2015年8月時点の行政からの情報を元に記載しています。

著者プロフィール(野田宏明氏)

ITS社会保険労務士法人 代表
社会保険労務士。情報処理技術者(ITストラテジスト、プロジェクトマネージャ、アプリケー ションエンジニア)。
メーカー系IT企業にて人事業務のシステムコンサルタントに従事。大規模から中小規模まで多くの企業に対し、人事業務における業務コンサルティングからシステムの導入・運用保守まで一貫した対応を多数実施する。
その後、社会保険労務士として現職に至る。労務相談や教育講師の他、電子申請、給与計算などの領域にてITを活用した効率化をご提案する社会保険労務士として活躍中。
このコラムでは、社労士とシステムコンサルの視点にて、労務管理の様々なテーマを取り上げていきたいと思います。
http://www.it-sharoushi.jp/

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